ہیکنگ  # 1-15

ایکسل workbooks صارفین کو ایک طاقتور استعارہ ہو. لیکن بہت سے صارفین workbooks کے ساتھ نمٹنے snags کی ایک بڑی تعداد میں پیدا کر سکتا ہے کہ یکساں طور پر باخبر ہیں. اس باب میں نقل آپ اپنے workbooks کنٹرول کر سکتے ہیں جس میں زیادہ مؤثر ہے لیکن اکثر نظر انداز طریقوں میں سے کچھ کا فائدہ اٹھا رہی ہے جبکہ آپ ان snags میں سے کچھ سے بچنے کے لئے مدد ملے گی.

ہم نقل میں کودنا کرنے سے پہلے، اگرچہ ، یہ موثر نقل بنانے کے لئے یہ بہت آسان کر دے گا کہ کچھ مبادیات پر ایک فوری نظر لینے کے قابل ہے. ایکسل سپریڈ شیٹ ایک بہت ہی طاقتور کی درخواست ہے ، اور آپ کو اس کے ساتھ ناقابل یقین باتیں کر سکتے ہیں. بدقسمتی سے، بہت سے لوگوں کو یہ مشکل انہیں اتنی احتیاط سے بنایا ہے سپریڈ شیٹ دوبارہ استعمال یا اپ ڈیٹ کرنے کے لئے بنانے کے ، تھوڑا دوردرشتا کے ساتھ ان کے ایکسل سپریڈ شیٹ کی شکل بناتے ہیں . اس سیکشن میں ، ہم آپ کو جتنا ممکن ہو سکے کے طور پر موثر ہے کہ سپریڈ شیٹ پیدا کر رہے ہیں اس بات کا یقین کرنے کے لئے عمل کر سکتے ہیں کئی تجاویز فراہم کرتے ہیں.

80 /20 اصول

امکانات کہ تم اچھے ہیں کیونکہ شاید ایک سپریڈ شیٹ ڈیزائن جب پیروی کرنے کے لئے سب سے اہم حکمرانی ایک طویل مدتی نقطہ نظر لے اور آپ اپنے اسپریڈ شیٹ کے لئے مزید ڈیٹا یا فارمولوں شامل کرنے کی ضرورت نہیں رکھا جائے فرض کبھی نہیں ہے. اس کے ساتھ ہی ذہن میں ، آپ کو اپنے اسپریڈ شیٹ کی منصوبہ بندی اور 20 فیصد اس پر عمل درآمد اپنے وقت کے تقریبا 80 فیصد خرچ کرے. اس مختصر مدت میں انتہائی غیر فعال لگ رہے ہو سکتے ہیں، ہم طویل مدتی فائدہ اب تک مختصر مدت کے درد outweigh گا کہ آپ کو یقین دلاتا کر سکتے ہیں، اور کی منصوبہ بندی آپ کو تھوڑی دیر کے لئے یہ کیا ہے کے بعد زیادہ آسان ہو جاتا ہے. کہ سپریڈ شیٹ کے بارے میں نہ صرف کے بارے میں صرف ایک بار اچھا لگ رہا ہے کہ معلومات پیش ، یہ آسان صارفین کو درست معلومات حاصل کرنے کے لئے کر رہے ہیں یاد رکھیں.

ساختی تجاویز

میں کوئی شک نہیں ، ان کے سپریڈ شیٹ تشکیل کرتے وقت ایک غلطی سب سے زیادہ ایکسل صارفین بنانے تعداد وہ قائم اور ایکسل اور اس کی خصوصیات کی توقع ہے جس میں انداز میں اعداد و شمار کے باہر پوشیدہ نہیں ہے . ایک سپریڈ شیٹ کے قیام جب یہاں ہیں ، کسی خاص ترتیب میں ، سب سے زیادہ عام کی غلطیوں کے صارفین میں سے کچھ بنانے کے لئے :

بہت سے مختلف workbooks سے زیادہ بیکار میں پھیلانے کے اعداد و شمار

بیکار میں متعدد worksheets سے زیادہ اعداد و شمار کے پھیلانے

بیکار میں مختلف میزوں پر ڈیٹا پھیلانے

اعداد و شمار کے ٹیبل میں خالی کالم اور قطار ہونا

بار بار کے اعداد و شمار کے لئے خالی خلیات چھوڑنا

پچھلے فہرست میں پہلے تین اشیاء کی ایک بات کو شامل : آپ ہمیشہ ایک مسلسل ٹیبل میں متعلقہ اعداد و شمار کو رکھنے کے لئے کوشش کرنی چاہئے . وقت اور وقت پھر ہم اس سادہ حکمرانی کی پیروی نہیں کرتے کہ سپریڈ شیٹ دیکھ کر اور اس طرح PivotTables ، ذیلی میزان ، اور قرطاس کار فارمولوں سمیت ایکسل کی سب سے زیادہ طاقتور خصوصیات میں سے کچھ کا پورا فائدہ اٹھانے کے لئے ان کی صلاحیت میں محدود ہیں. اس طرح کے منظر نامے میں، آپ ایک بہت ہی بنیادی ٹیبل میں آپ کے ڈیٹا کو باہر رکھی ہے صرف اس وقت جب کو اپنی مکمل صلاحیتوں کے لئے ان خصوصیات کو استعمال کر سکتے ہیں .

یہ ایکسل سپریڈ شیٹ 65.536 قطاروں لیکن صرف 256 کالم پر مشتمل کر سکتے ہیں کوئی اتفاق نہیں ہے. اس میں ذہن کے ساتھ، آپ کے کالم عنوانات اپنے ٹیبل کی پہلی لائن کے اس پار جا کے ساتھ کی میزیں قائم کرنی چاہئے ، اور متعلقہ اعداد و شمار کو براہ راست ان کے مناسب عنوانات کے نیچے ایک مسلسل انداز میں بیان کیا تھا. کیا آپ واقعی ان کالموں میں سے ایک میں دو یا زیادہ قطار کے لئے بار بار ایک ہی ڈیٹا دوہرا رہے ہو ، تو تکرار اس بات کی نشاندہی کرنے کے لئے خالی خلیات کا استعمال کرتے ہوئے کی طرف سے بار بار ڈیٹا ترک کرنا طمع کی مخالفت .

جب بھی آپ کے ڈیٹا کے مطابق ہے ممکن یقینی بنائیں . ایکسل آپ کا ڈیٹا ایک منطقی ترتیب میں حل کیا جائے کی ضرورت ہوتی ہے جن میں سے کچھ تلاش اور ریفرنس فارمولوں کے ایک امیر مقرر کیا ہے. چھانٹ بھی نمایاں طور پر بہت سے افعال کے حساب کتاب کے عمل کو تیز کیا جائے گا.

فارمیٹنگ کی تجاویز

ساخت سے باہر منتقل ، بھی فارمیٹنگ مسائل پیدا کر سکتا ہے . ایک سپریڈ شیٹ پڑھنے اور کی پیروی کرنے کے لئے آسان ہونا چاہئے ، لیکن یہ شاذ و نادر ہی کی کارکردگی کی قیمت پر ہونا چاہئے. ہم میں بڑا مومن ہو "یہ آسان رکھنے کے ." اب تک بہت سے لوگوں کو ان سپریڈ شیٹ میں فارمیٹنگ وقت کی زبردست مقدار میں خرچ کرتے ہیں. وہ لازمی طور پر یہ احساس ہی نہیں ہوتا اگرچہ اس وقت بار بار کی کارکردگی کی قیمت پر آتا ہے. اکثر فارمیٹنگ کے کثرت استعمال کے اپنے عملی کتاب پر سائز اضافہ کر دیتی ہے ، اور آپ کے عملی کتاب آپ کو آرٹ کی ایک کام کی طرح نظر ہو سکتا ہے ، اگرچہ یہ کسی اور خوفناک نظر ہو سکتا ہے. آپ کی سپریڈ شیٹ میں استعمال کرنے پر غور کرنے کے لئے کچھ بہت اچھا آفاقی رنگ، سیاہ سفید، اور سرمئی سے ہیں .

یہ ہمیشہ آپ کے ٹیبل کے اوپر کم از کم تین خالی قطاریں (ترجیحا مزید کم از کم تین ، ) چھوڑنے کے لئے ایک اچھا خیال ہے . یہ تو اس طرح اعلی درجے کی فلٹر اور ڈیٹا بیس کے طور پر کام کرتا ہے خصوصیات کے لئے معیار کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.

سیل کے اعداد و شمار کی سیدھ کے ساتھ لوگ بھی ٹنکر . بطور ڈیفالٹ، ایکسل میں نمبرز دائیں منسلک ہیں اور متن بائیں منسلک کیا جاتا ہے ، اور یہ اس طرح چھوڑنے کے لئے اچھی وجوہات ہیں. اگر آپ کو یہ فارمیٹنگ تبدیل کرنے شروع تو، آپ کو ایک سیل کے مندرجات متن یا عددی ہیں تو ایک نظر میں بتانے کے قابل نہیں ہوں گے. لوگوں کی تعداد کی طرح نظر آتے ہیں لیکن حقیقت میں متن کی ہیں جو خلیات ، حوالہ کے لئے یہ بہت عام ہے. آپ ڈیفالٹ الائنمنٹ تبدیل کر دیا ہے تو ، آپ کو اپنے سر scratching چھوڑ دیا جائے گا. شاید عنوانات اس اصول سے مستثنی ہیں.

متن کے طور پر سیل وضع کریں صرف اس وقت جب مکمل طور پر ضروری ہے . ان میں نمبر یا تاریخوں کے لئے آپ کا مطلب ہے یہاں تک کہ اگر سبھی ڈیٹا، متن بن متن کے طور پر فارمیٹ کیا خلیات میں داخل ہوئے . بدتر ابھی تک ، کسی بھی ہاؤسنگ سیل ایک فارمولے کے حوالہ جات ایک متن پر فارمیٹ سیل بھی متن کے طور پر فارمیٹ کیا جائے گا . عام طور پر ، آپ کے فارمولے کے خلیات متن کے طور پر فارمیٹڈ ہونا نہیں کرنا چاہتا !

ضم شدہ سیلز کو بھی مسائل پیدا کر سکتا ہے . مائیکروسافٹ علم کی بنیاد ضم شدہ سیلز کے ساتھ اکثر کا سامنا کرنا پڑا مسائل سے بھرا ہوا ہے . ایک اچھا متبادل کے طور پر ، کا استعمال کرتے ہیں "کے انتخاب کے پار سینٹر، " افقی ٹیب کے تحت سیل وضع ڈائیلاگ کی سیدھ کے ٹیب پر پایا.

فارمولہ تجاویز

ایک اور بہت بڑی غلطی صارفین اکثر ایکسل فارمولوں میں بنانے کے پورے کالم حوالہ ہے. یہ افواج اس دوسری صورت میں نظر انداز کر سکتے تھے خلیات کی ممکنہ طور پر ہزاروں ، لاکھوں اگر نہیں ، کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے ایکسل .

آپ کو سیل سے A1 سیل H1000 تک کے اعداد و شمار کا ایک جدول ہے ، مثال کے طور پر ، فرض کریں . آپ کو مطلوبہ معلومات نکالنے کے لئے ایکسل کی تلاش فارمولوں میں سے ایک یا اس سے زیادہ استعمال کرنا چاہتے ہیں کا فیصلہ ہو سکتا ہے. آپ کی ٹیبل (اگر آپ نئے اعداد و شمار کو شامل کے طور پر) اضافہ جاری ہو سکتا ہے ، کیونکہ یہ سب لائنیں شامل ، پورے ٹیبل کا حوالہ کرنے کے لئے عام ہے. ایچ ، یا ممکنہ طور پر A1 : H65536 دوسرے الفاظ میں، آپ کا حوالہ کے ایک کچھ اس طرح نظر ہو سکتا ہے. آپ نئے اعداد و شمار کے ٹیبل میں شامل کیا جاتا ہے تو ، یہ خود کار طریقے فارمولوں میں محولہ جائے گا تا کہ اس ریفرنس کا استعمال کریں گے .

اس فارم کو پر کریں اور آپ تقریبا ہمیشہ اس سے اجتناب کرنا چاہئے ایک بہت ہی بری عادت ہے. آپ کو اب بھی مسلسل یہ [ ہیک # 42 ]) میں بحث متحرک نامی حدود ، کا استعمال کرتے ہوئے کی طرف سے ایک میز پر شامل کی جاتی ہے کے طور پر نئے اعداد و شمار کو شامل کرنے کی آپ کے فارمولے میں حوالہ جات کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت کو ختم کر سکتے ہیں.

غیر تسلی بخش ڈیزائن کیا سپریڈ شیٹ کے ساتھ ایک اور عام مسئلہ تکلیف دہ سست recalculation ہے. بہت سے لوگ ، فورم کے اوزار اختیارات حساب کے ذریعے دستی میں حساب کتاب کے موڈ منتقلی اس مسئلہ کو حل کریں گے مشورہ ہے کہ .

تاہم، یہ عام طور پر ممکنہ آفات سے بھرا بہت غریب مشورہ ہے. ایک سپریڈ شیٹ کے تمام فارمولوں اور حساب اور ان کے پیدا کرنے کے نتائج کے بارے میں ہے . اگر آپ دستی حساب موڈ میں ایک سپریڈ شیٹ چلا رہے ہیں ، تو جلد یا بدیر آپ کو اپ ڈیٹ کر دیا گیا ہے نہیں رکھا جائے کہ آپ کی اسپریڈ شیٹ سے کچھ معلومات پڑھ گے. اگر آپ دستی حساب موڈ میں جانے کے جب ، آپ F9 چابی دبانے سے دوبارہ کرنے کے لئے ایکسل مجبور کرنا چاہیے کیونکہ آپ کے فارمولوں پرانے اقدار اور اپ ڈیٹ نہیں اقدار کی عکاسی کرتی ہو سکتا ہے . تاہم، یہ ایسا کرنے کے بھولنا بہت آسان ہے ! یہ اس طرح کے بارے میں سوچو . آپ کی گاڑی بریک رگڑ اور آپ کی گاڑی سست کر رہے تھے ، تو آپ کو وقفے مسئلہ فکسنگ کے پیڈل اور اس کی بجائے ہاتھ وقفے پر انحصار منقطع کرے گا؟ ہم میں سے بیشتر ایسا کرنے کا خواب نہیں کرے گا ، لیکن بہت سے لوگوں دستی حساب کتاب کے موڈ میں اپنے سپریڈ شیٹ ڈال کرنے کے لئے نہیں ہچکچاتے . اگر آپ دستی حساب کتاب کے موڈ میں آپ کی اسپریڈ شیٹ کو چلانے کے لئے کی ضرورت ہے ، تو آپ کو ایک ڈیزائن مسئلہ ہے. مناسب طریقے سے اس کا پتہ اور ایک " بینڈ ایڈ " کے نقطہ نظر لاگو نہیں ہوتے.

سرنی فارمولوں مصیبت کا ایک عام وجہ سے ہیں. وہ بہترین واحد خلیات حوالہ کرنے کے لئے انتہائی موزوں ہیں . اگر آپ بڑے کی حدود کا حوالہ کرنے کے لئے ان کا استعمال کرتے ہیں ، کے طور پر اکثر ممکن حد تک ایسا کرتے ہیں. بڑے پیمانے پر کی حدود کا حوالہ arrays کے جب بڑی تعداد میں ، آپ کی عملی کتاب کی کارکردگی کو یہ ناقابل استعمال ہو جاتا ہے اور آپ کو دستی حساب کتاب کے موڈ میں آپ کی اسپریڈ شیٹ کو چلانے کے لئے مجبور کیا جاتا ہے نقطہ جہاں پر کبھی کبھی ، بھی متاثر ہو گی .

ایکسل کی ڈیٹا بیس کے طور پر کام کرتا ہے [ ہیک # 66] میں بحث سرنی فارمولوں کے لئے بہت سے متبادل فراہم کرتے ہیں. اس کے علاوہ ، ایکسل مدد آپ ایک سے زیادہ معیار کی بنیاد پر نتائج کو واپس کرنے کے لئے اعداد و شمار کی بڑی میز پر ان فارمولوں استعمال کر سکتے ہیں کہ کس طرح کچھ بہت اچھی مثال پیش کرتا ہے. اکثر نظر انداز کیا جاتا ہے کہ ایک اور متبادل باب 4 میں بحث ایکسل کی PivotTable گروپ کو نمایاں کریں ، کا استعمال ہے. PivotTables پہلے کا سامنا کرنا پڑا جب بہت مشکل لگتا ہے ہو سکتا لیکن ہم انتہائی ایک بار جب آپ مالک کے PivotTables ، کیونکہ تم ان کے بغیر زندہ بچ کیسے کرے گا اگر آپ نے اس طاقتور ایکسل خصوصیت کے ساتھ اپنے آپ کو واقف سفارش کرتے ہیں کہ !

آپ اسپریڈ شیٹ کے ڈیزائن کے بارے میں اور کچھ بھی نہیں یاد تو دن کے آخر میں ، سبھی متعلقہ اعداد و شمار ایک مسلسل ٹیبل میں باہر رکھی ہے جب ایکسل بہترین کام کرتا ہے یاد ہے. یہ تمہاری ہیکنگ بہت آسان باقی بنانا چاہیے .